اهمیت ونقش برنامه تحول اداری در سازمان ها

                                                           بسمه تعالی

اهمیت ونقش برنامه تحول اداری در سازمان ها  

                                                                                    صمدجعفرپور دکترای مدیریت استراتژیک

مقدمه 

نظام اداری درهرسازمان به دلیل ارتباط مستقیم ورودرو باآحاد ولایه های مختلف اجتماع ازاهمیت بیشتری برخورداراست لذابرخورداری ازیک نظام منسجم ،کارآمد،شفاف وپاسخگوهمواره ازدغدغه های مدیران وسیاستگزاران میباشد.زیرامقدمه نظام اداری هرسازمانی،سیستم تنظیم کننده کلیه فعالیتهابرای نیل به هدف هایی است که از پیش تعین شده است .امروزه نیزبه لحاظ شرایط روز وپیشرفت فناوری ،اطلاعات وتکنولوژی درعرصه رقابت جهانی ضرورت تحول اداری درسازمان هابیشتر احساس می شود.

 

تحول اداری  :

1) مفهوم تحول اداری

تحول یعنی تغییر در شکل و ساختار یا ماهیت یک چیز و هدف از 

تحول اداری عبارت است از تقویت توانمندی های نظام اداری در جهت ایفای کارآمد و ظایف و نقش فعلی سازمان به عبارتی انطباق نقش ها ، توانمندی ها و قابلیت های نظام اداری است که برای توسعه ضروری می باشد . تحول اداری فرآیند همچون مشارکت عمومی کارکنان ، اصلاح ساختارهای اداری  مناسب، وظایف ،اختیارات ، توانمندسازی کارکنان و مدیران ، پاسخگویی در مقابل شهروندان ، نظارت بر نظام اداری و توسعه شیوه های اطلاعاتی و ... را دنبال می کند.

عناصر کلیدی در تحول اداری

عناصر کلیدی

در تحول اداری

 

 

نیروی انسانی

 

 

فرهنگ سازمانی

 

 

ساختار سازمانی

 

 

فناوری و دانش

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

اهداف تحول اداری

الف  ) افزایش سازگاری بین ساختار ، فرآیند ها ، استراتژی ، افراد و فرهنگ سازمان

ب ) ایجاد و توسعه راه حلهای نو و خلاقانه در سازمان

ج ) توسعه توانایی نوسازی سازمان

برنامه تحول اداری :

سازمان امور اداری و استخدامی کشور با توجه به مشکلات روز افزون ناشی از نا کارآمدی سیستم اداری کشور و نارضایتی مردم از خدمات دستگاه های دولتی اقدام به تهیه اولین برنامه تحول اداری پرداخت .

برنامه مزبور شامل اصلاح تعدادی از روشهای انجام کار ، قوانین و مقررات و ساختار هاو تشکیلاتی و آموزش نیروی انسانی بود که این برنامه تا حد قابل توجهی با توجه به اقدامات انجام یافته در این حوزه، به نتایجی رسیده است که مدیران و کارکنان سازمانها با شناخت نسبی از نقاط ضعف و قوت ، تهدیدات و فرصت ها دست به اقداماتی عملی در زمینه برنامه ریزی و اصلاح نظام اداری زدند و دریافتند که تحول اداری یک ضرورت اجتناب ناپذیر است لذا به منظور انجام برنامه ریزی لازم اصولی و صحیح، در کل می توان برنامه جامع تحول اداری را در دو جزء خلاصه کرد  .

 

 

 

 

الف) برنامه تحول در فعالیت های اختصاص :

 این برنامه به ارتقاء فعالیت از اختصاصی سازمان ها  که درشرح وظایف و ماموریت آنان آمده است می پردازد .

ب)  برنامه ای تحول در فعالیت های عمومی

1- برنامه منطقی کردن اندازه دستگاه

2- برنامه تحول در ساختار تشکیلاتی

3- برنامه تحول در نظام مدیریتی

4- برنامه تحول در نظام استخدامی

5- برنامه آموزش و بهسازی نیروی انسانی

6- برنامه اصلاح فرآیندها ، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری

7- برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری

 

 

بنا براین یکی از مسایلی که می تواند در نوسازی وتحول اداری نقش داشته باشد برنامه ریزی وانجام اقدامات  در جهت تامین وبرگزاری دوره های آموزشی مورد نیاز کارکنان می باشد که با انجام فعالیت های اموزشی وترویج واطلاع رسانی فضا وشرایط لازم برای تحقق تحول اداری با مشارکت همگان فراهم گردد واز سویی نیز توجه به اصلاح وبهبود  برخی سیستمها وروشها در سازمان با انتقال تجربیات موفق والگوگیری وتوجه به محور تامین رفاه کارکنان به همرا ه آموزش وبهسازی نیروی انسانی بعنوان راهبرد اساسی توسعه منابع انسانی یکی از ضرورتهای اجتناب ناپذیر در سازمانها می باشد علاوه بر آن می توان با تغییر محتوای آموزش کارکنان با هدف رویکرد آموزشهای مهارتی وکاربردی ، اصلاح ترکیب نیروی انسانی ، فراهم نمودن امکان حضور مردم در تشکلهای غیر دولتی، ارزیابی عملکرد مدیریت ، افزایش مشارکت کارکنان ومدیران تحول گرا در مواجهه با تغییرات در راستای  نیل به پویایی و انعطاف پذیری سازمان بعنوان یک راهبرد اساسی رسیدن به اهداف تحول سازمان رابرای مدیریت نوین هدایت نمود.

البته افرادی در سازمانها وجود دارند که معتقدند  روشهای فعلی سازمان درست است و نیازی به تغییراتی  پیشنهاد شده نیست باید با درک صحیح از طرز تفکر افراد  در نقش وتفکرات افراد تغییراتی بوجود آورد وبا توانمند سازی کارکنان ومدیران وتشویق آنان برای ایجاد خلاقیت وابتکارات ویافتن وبکارگیری رویه ها وروشهای کاری جدید وبهتروباغلبه بر موانع پیشرو، سازمان را مدیریت نمود و به منظور رفع موانع واجرای برنامه واستراتژیها اقدامات  زیر را انجام داد.

1-    برای ایجاد تحو.ل اساسی عمل در چارچوب چشم انداز بیست ساله جمهوری اسلامی ایران وسیاستهای اصل44 قانون اساسی لازم وضروریست .

2-    تقویت جنبه های مثبت وبکارگیری موثر آنها در اصلاح نظام تحول اداری.

3-    شناسایی واستفاده از نیروهای وفادار وکار آمد.

4-    توجه به منابع انسانی بعنوان یک استراتژی سازمانی ومشارکت آنها در نوسازی وتحول اداری و بهره گیری از تخصص وتجربیات آنها

5-    ایجاد احساس همکاری وهمگرایی میان مدیران وکارکنان

 

نوسازی و تحول اداری یکی از اساسی ترین نیازهای تغییراتی است که عمده وظایف این واحد مطالعات میدانی ازعملکرد سازمانی، تعیین کارآیی و بهره وری نیروی انسانی و در نهایت شناسایی نقاط قوت وضعف و برنامه ریزی برای اصلاح برون داد سازمان وافزایش بهره وری سازمانی می باشد.

استراتژیهای واحد نوسازی وتحول اداری

-        نگرش جامع نه بخشی به ایجاد تحول در سطح سازمان

-        توسعه فناوری اطلاعات و تکنولوژی در سازمان

-        نهادینه کردن سیستم ارزیابی مستمر با گزارشگیری مدیریتی

-        نهادینه کردن تحقیق و توسعه بصورت طرحهای پژوهشی و مستند سازی فعالیت ها

-        اهتمام برای حرکت کردن مسیر به جهت بازنگری و بهبود الگوهای موجود در جهت افزایش بهره وری در اجزاء ستادی

-        اهتمام در ارتقاء و نهادینه کردن سیستم مدیریت مشورتی و مشارکت و تمرکز زدایی مبتنی بر دانش روز در مدیریتهای ستادی واجرایی

-        حفظ وتقویت گروه نوسازی و تحول اداری بعنوان واحد نظارتی و برنامه ریزی با رویکرد بهبود مستمر سیستم

-        ارتباط مستقیم ومستمر و نزدیک با معاونت برنامه ریزی و توسعه بعنوان مرکز مادر تخصصی

-        اولویت قرار دادن برنامه هفت گانه بر اساس اقدامات قانون مدیریت خدمات کشوری و تصمیم سازی برای مدیران ارشد و افزایش میزان رضایت مندی کارکنان و ارباب رجوع و کاهش شکایات با تدوین برنامه های مناسب برای ارتقای سطح رضایتمندی و اعتماد مردم بعنوان یکی از شاخص های تحول اداری

-        اهتمام به برقراری فرآیندهای عزل ونصب و جذب و بکارگیری مدیران کارآمد

نتیجه گیری:

             با توجه به اینکه تحول اداری عبارتست از انطباق توانمندیها و قابلیت ارتقاء نظام اداری است و فرآیند متعددی همچون مشارکت عمومی کارکنان یا اصلاح ساختاراداری مناسب، وظایف ،اختیارات، توانمند سازی کارکنان و مدیران ، پاسخگویی در مقابل شهروندان ، نظارت بر نظام اداری و توسعه و شیوه های اطلاعاتی را دنبال می کندبایستی با بکارگیری عناصرکلیدی و برنامه ریزی و انجام اقدامات لازم واصلاح و بهبود برخی سیستم ها و روشها در دستگاها وتوجه به تغییر نگرش در بینش افراد و بکارگیری رویه ها و روشهای جدید سازمان را به سمت مطلوبیت پیش برد. لذا یکی از مسایلی که در نوسازی و تحول اداری  می تواند کارسازو نقش آفرین در سازمانها باشد،برنامه ریزی برای این امر مهم است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت ها ،تهدیدات و فرصت ها می توان به اقدامات عملی در زمینه برنامه ریزی واصلاح نظام اداری دست زد   که در تحول اداری نقش بسزایی داشته باشد. منجمله از برنامه ها که در کل در هفت برنامه اشاره شد می توان اقدامات قابل توجهی را انجام و شاهد شکوفایی و پویایی سازمانها درعصر کنونی شد.

فرهنگ سازمانی واثرات آن درپیشبرد اهداف سازمان

بسمه تعالی

 

فرهنگ سازمانی واثرات آن درپیشبرد اهداف سازمان

 

 

 

نویسنده:صمدجعفرپوردکترای مدیریت استراتژیک

مقدمه:

هنگامی که ازفرهنگ سازمانی سخن به میان می آیدمتوجه می شویم که هرسازمانی دارای فرهنگ خاص خود می باشدکه بافرهنگ سازمانی دیگر فرق میکند.گرچه امروزه صحبت ازجهانی شدن است وهمه کشورهای جهان رابایدجامعه واحددرنظرگرفت امافرهنگ های گوناگون همیشه برقرار است وازدیدگاه مدیریت نیز تقویت ویژگیهای فرهنگی وبه کارگیری عامل فرهنگ درپیشبرد ونیل به اهداف سازمان مهم است.فرهنگ سازمانی بامحیط هایی که درآن فعالیت میکنند وکارکنان خودرااز آن محیط جذب می کنند روابط پیچیده دارد.کارکنان که به سازمان می پیونندقبلا ازطریق نهادهای فرهنگی نظیرخانواده،مدرسه و...جامعه پذیرشده اندوبه محض آن که به عضو سازمان درمی آیندارزشها ومهارت های سازمانی ترکیب می شوندوجنبه های مختلف فرهنگ رادرون سازمان منتقل می نمایند اگرچه اثرآن قوی نخواهدبودولی بی تاثیر هم نیست وبه راحتی قابل شناسایی نمی باشد. بنابراین بایدآن راجدی گرفت وپیش ازدست زدن به هرکاری به پیامدهای فرهنگی بیاندیشیم .دراین مقاله به ابعاد وجنبه های تاثیرگذاری فرهنگ سازمان در پیشبرد اهداف سازمان می پردازیم.

تعریف فرهنگ سازمانی:

ازفرهنگ سازمانی تعاریف گوناگونی شده است که در برخی از آنها اشاره می شود که دارای وجوه مشترک دارند .فرهنگ مجموعه ای از ارزش ها،باورها،اعتقادات،آداب ورسوم وسنن است که باهم همخوانی وتناسب دارند فرهنگ مجموعه یاترکیب وپیچده ای ازفرضیات،رفتارها،داستان ها،روایات کهن،استعاره هاوایده هاست که بایکدیگرمتناسب هستندوبرای عضویت درجامعه ضروری است.

تیلور انسان شناس اجتماعی بریتانیا در سال 1981فرهنگ را چنین تعریف کرد«مجموعه های درهم تنیده است که شامل دانش،باور،هنر،اصول اخلاقی،قانون،آداب ورسوم ودیگر تواناییها وعادت کسب شده توسط انسان به عنوان عضوی از جامعه می شود»

فرهنگ به معنای ارزش مشترک میان افراد یک گروه ازقبیل خانواده ،یک سازمان،یایک کشور است.

شکل گیری فرهنگ سازمانی:

فرهنگ سازمانی از طرز تفکرمدیریت ارشد سازمان شکل می گیرد معمولاشخص اول سازمان ودر بعضی از موسسات مدیران ارشد وطراز اول ،بصیرت،دیدگاه ها ونگرش روشن ومشخص درباره حال وآینده ومسیر رشد وترقی سازمان خود داشته اندکه پیترسنگه این نگرش رادرورنمای مشترک می گویدیعنی یکی از راه های ایجاد فرهنگ سازمانی وآشنایی کارکنان باآن ازجمله اقدامات در جهت برقراری وشناساندن فرهنگ سازمانی «جامعه پذیری»است .یعنی روش ها واقداماتی   که از طریق آن ها کارکنان با اجزای تشکیل دهنده فرهنگ سازمانی آشنا شوندوآنهارا بپذیرند وبه دیگران منتقل کنند.فرهنگ سازمانی به خودی خودبوجود نمی آیدوتحت تاثیرعوامل داخل وخارج سازمان است.مثلاموسسان وپایه گذاران اصل سازمان واعضای هیت مدیره و...افرادی هستند که نگرش واهداف آنها درشکل گیری سازمان وجهت دادن به فعالیت آن نقش اساسی دارد.ازجمله ازعواملی که درشکل گرفتن برفرهنگ سازمان نقش دارد فرهنگ ملی عوامل مانندعوامل تاریخی،سیاسی ،اجتماعی واقتصادی برارزش های فردی وگروهی اثر می گذارد.مثل فرهنگ تحقیق وتوسعه،فرهنگ مطالعه،کتابخوانی درفرهنگ فردی وگروهی هرسازمانی اثر خواهد گذاشت متاسفانه در سازمانهای مابه تقویت وتوسعه فرهنگ سازمانی وبه فرهنگ سازی دراین زمینه کم توجهی می شودالبته واژه فرهنگ سازی واژه بسیار جوان است که امروزه بسیاری از افراد این کلمه را بکارمی برد که اولین بار توسط ادگارشاین مطرح شد شاین می گوید اگر شما  فرهنگ راهدایت نکنید فرهنگ شمارا هدایت می کندوممکن است حتی متوجه نشوید بنابراین باید درایجاد فرهنگ وقت لازم به خرج داد مفهوم کلیدی درفرهنگ « سهیم بودن »است زیرابدون ارزش های مشترک،اهداف، معیارها وازاین قبیل فرهنگ بوجود نخواهد آمد.احساس سهیم بودن وداشتن ارزش های مشترک برای تشکیل فرهنگ حیاتی است ونقش یکپارچه کردن ومتحد نگه داشتن اعضای گروه را برعهده دارد.

جنبه های تاثیر فرهنگی سازمان:

1-هدایت کنندگی 2- نافذ بودن 3- قدرت

1-هدایت کنندگی: منظور از هدایت کنندگی آن است که فرهنگ در جهت نیل به اهداف سازمان است و سازمان را در رسیدن به مقصودو دوری از آن هدایت می کند.

2-نافذ بودن :نافذ بودن فرهنگ در سازمان زمانی اتفاق می افتد که همه کارکنان یک سازمان در آن سهیم باشد و آن را بپذیرد و به آن عمل کند.

3-قدرت : سازمانهای که دارای فرهنگ قوی دارد معمولاً از توانایی رهبری و مدیریت ارشد برخوردار است از جمله ویژگیهای مدیران قوی مصم بودن در پیگیری و موفقیت سازمان در رسیدن به اهداف مورد نظرشان می باشد.

علاوه بر سه مفهوم باید ابعاد دیگر فرهنگ که بر فرهنگ سازمان و تصمیم گیری آن اثر می گذارد توجه نمود که عبارتند از : 1- نرمش 2- تعهد

1-  نرمش : نرمش به قابلیت و توانایی فرهنگ در مواجهه با خواسته ها وانتظارات اشاره دارد برای مدیران ضروری است که بداند فرهنگ سازی از انطاف لازم برخوردار است تا بتواند در مقابل عوامل داخلی و خارجی سازمان پاسخگو باشد.

2-  تعهد: عامل تعهد به اعتقاد و قبول سازمان به اهداف و ارزش های سازمان توجه دارد که تغییر نگرش و ایجاد آمادگی لازم برای تغییر و تحول را موجب می گردد. بنابرین هر قدر درجه تعهد افراد نسبت به سازمان بیشتر باشد بهتر می تواند از تکنولوژی و اطلاعات و فناوری روز در پویایی سازمان نقش ایفا نماید و باید مدیران در تقریت احساس مسئولیت وتعهد و تعلق افراد در سازمان با استفاده از عوامل انگیزش تلاش نماید.

 

 

 

 

 

 

دیدگاههای فرهنگی و اثر بخش

الف) نگرش اقتضایی فرهنگ و اثر بخش

ب) نگرش نیل به هدف

ج) نگرش توجه به خواسته افراد ذی نفع سازمان

د) نگرش ارزش های رقابتی

تغییر فرهنگ سازمانی:

مدیران غالباً می خواهند بداند که چگونه فرهنگ سازمان خود را تغییر دهند این سوال که آیا می توان فرهنگ را مدیریت کرد؟ بنابراین یک کار آسانی نیست باید تمامی شرایط لازم را پیش بینی نماید و موانع احتمالی پیش رو را پیش بینی و رفع نماید از دیدگاه کسانی که معتقدند فرهنگ می تواند مدیریت شود این گروه استدلال می کنند که اگر فرهنگ از طریق هنجارها و ارزشها، رفتار را تحت تاثیر قرار دهد مدیریت هنجارها و ارزش های سازمان را به طریق کلی که رفتار مطلوب و عملکرد سازمانی را که کم و بیش تضمین کند امکانپذیر باشد. کسانی که مخالف این ایده هستند به علت هنجارها و ارزش ریشه در پیش فرض های بنیادی و باورهای مسلم فهم ها روی کاری روزانه و روابط اجتماعی غیررسمی دارند احتمال مدیریت فرهنگی به شدت محدود می شود. یکی از پیش فرض های پژوهشگران فرهنگ سازمانی این است که مدیران عالی با نفوذترین اعضای فرهنگی یک سازمان  یعنی مدیران نسبت به دیگر اعضای سازمان بیشتر در معرض دید قرار دارند چون ساختار قدرت به نفع آنهاست و رفتارشان استانداردی برای دیگران ایجاد می کند و حرف آنها با احتمال بیشتری به کرسی می نشیند البته احتمال دارد مدیران از طریق نفوذ فرهنگی مدیریت شوند حتی تلاش بر ان است که آنها مدیران فرهنگ باشند. (ادگارشاین).

تغییر فرهنگ وقت گیر و هزینه بر است.چون به تغییر در اندیشه ها ، سنن و نگرش کارکنان از سازمان و محیط خارجی خود بستگی داردپس آیا تغییر فرهنگ ممکن است یا خیر؟ بطور کلی اعتقاد بر این است که تغییر فرهنگ کاری است ممکن اما مشکل ،در سازمانهای کشورما تغییر فرهنگ سازمانی در سازمان ها به ندرت اتفاق میافتد.برای تغییر فرهنگ بایستی نگرش ها در افراد تغییر کند و افراد در آن مشارکت نمایدو به دو صورت میتواند اتفاق بیافتد. تغییر و اعمال آن از راس سازمان به پایین و ایجاد تغییر از پایین به بالای سازمان.

توجه به نظرات کارکنان و مشارکت آنان در مسایل مربوط به تغییر موجب میشود تا میزان موفقیت مدیریت ارشد سازمان در تغییر فرهنگ سازمانی افزایش یابد. بنابراین برای تغییر فرهنگی تشخیص و شناخت ضرورت میباشد.باید وضعیت سازمان در داخل و خارج بررسی گردد و مشکلات احتمالی رفع شود و چنانچه تغییرات پیشنهادی با فرهنگ و سنن سازمانی همسویی نداشته باشد تغییر در سازمان با موفقیت توام خواهد بود.

 

 

 

 

 

اهمیت فرهنگ در سازمان:

فرهنگ سازمانی یکی از مهمترین مقولاتی است که هر سازمان با ان روبرو است فرهنگ سازمانی پدیده ای ملموس نیست و به راحتی قابل شناسایی نمی باشد. بنابراین فرهنگ مهم است زیرا هر اقدامی بدون آمادگی از نیروهای فرهنگی ممکن است پیامد پیش بینی نشده و ناخواسته داشته باشد. جدی گرفتن فرهنگ یعنی اینکه پیش از دست زدن به هرکاری به مقوله فرهنگی بیاندیشیم. بنا بر این شناخت و توجه به فرهنگ سازمانی و نقش آن در موقعیت سازمان ها بسیار مهم است و بکارگیری آن تاثیر چشمگیری در اداره اثربخشی سازمان خواهد داشت.که به اثر فرهنگ سازمانی از سه جنبه اشاره گردید.لذا اگرفرهنگ سازمانی مورد قبول کارکنان قرار گیرد این افراد حتی بعد از بازنشستگی به وجودو معرفی عوامل فرهنگی سازمانی خود می بالد. امروزه در شرکت و سازمانهای موفق جهان همه مدیون اثر فرهنگی سازمانی خود هستند که کارکنانش از آن پیروی میکنند و توانسته اند ساختار عملیات و وظایف پارادایم های قدیمی را از ساختارو فرایند پارادیم های جدید مشخص نموده و به خواسته ها و نیازهای مشتری توجه واقعی نشان داده اند. در سازمان هایی که به فرهنگ سازمانی اهمیت داده میشودگروه میکوشند تا بر اساس تجربیات ، انتظارات و ارزش های مشترک فرهنگ خوب و غنی تشکیل دهند. فرهنگ در رقابت با رقبا و اقدام در جهت دستیابی به اهداف سازمان می تواند موثر باشد.